Plantilla de parte de trabajo para instaladores: descárgala gratis

Si todavía haces los partes de trabajo a mano o con un documento Word que usas de plantilla desde hace años, este artículo es para ti. Te dejamos una plantilla profesional, te explicamos qué campos debe incluir obligatoriamente un parte de trabajo y por qué vale la pena pasarse a los partes digitales.

¿Por qué es importante tener un buen parte de trabajo?

Un parte de trabajo bien hecho no es solo un trámite administrativo. Es el documento que protege tu negocio en caso de disputa. Si un cliente te discute lo que hiciste, el tiempo que tardaste o los materiales que usaste, el parte de trabajo es tu prueba.

Además, un parte de trabajo completo facilita la facturación: cuando todos los datos del trabajo están recogidos (materiales, horas, descripción), hacer la factura se convierte en un trabajo de cinco minutos en lugar de treinta.

Para los profesionales que trabajan con comunidades de propietarios, empresas o administradores de fincas, el parte de trabajo firmado por el cliente es a menudo un requisito para poder cobrar.

¿Qué campos debe incluir un parte de trabajo?

Un parte de trabajo profesional para instaladores debería incluir como mínimo:

• Datos del prestador: nombre o razón social, NIF/NIE, dirección, teléfono y correo electrónico
• Número de parte: correlativo para tener un registro ordenado
• Fecha y hora de inicio y fin del trabajo
• Datos del cliente: nombre, dirección donde se ha realizado el trabajo, teléfono de contacto
• Descripción del trabajo realizado: lo más detallada posible
• Materiales usados: cantidad, descripción y precio unitario de cada material
• Horas de mano de obra: número de horas y precio por hora
• Desplazamiento (si aplica): km o tarifa plana
• Importe total (sin IVA y con IVA)
• Observaciones: incidencias, recomendaciones para el cliente, trabajos pendientes
• Firma del cliente con fecha
• Firma del profesional

Plantilla de parte de trabajo: estructura

A continuación tienes la estructura de un parte de trabajo profesional. Puedes usarla como base para crear tu documento Word o PDF.

Cómo usar la plantilla: consejos prácticos

Rellena el parte mientras estás en la obra, no por la noche

El principal error que cometen muchos instaladores es esperar a llegar a casa para rellenar el parte. La memoria falla, los detalles se olvidan y las medidas de los materiales no las recuerdas bien. Rellena el parte en el momento, mientras tienes todo delante de los ojos.

Firma siempre el parte con el cliente

Puede parecer un trámite engorroso, pero la firma del cliente es tu protección. Si el cliente se niega a firmar sin motivo justificado, es una señal de alerta. Explícale que es un documento que protege a las dos partes.

Especifica los materiales con detalle

No pongas "tubería" sino "tubería de cobre 22mm, 3 metros". No pongas "lámpara" sino "lámpara LED 9W E27, temperatura 3000K". Cuando factures o si hay una reclamación posterior, el detalle es fundamental.

Incluye fotos como anexo

Si haces fotos del estado inicial, del trabajo en curso y del resultado final, adjúntalas al parte o referencia la carpeta. Las fotos valen más que mil palabras en caso de disputa.

La limitación de las plantillas en papel

La plantilla que te hemos mostrado es útil si acabas de empezar o no tienes muchos trabajos. Pero tiene limitaciones evidentes:

• Tienes que tener las copias impresas en la furgoneta
• La firma del cliente es en papel, no verificable digitalmente
• Tienes que volver a introducir los datos cuando facturas
• Los partes se deterioran, se pierden y no se pueden buscar
• No tienes historial digital por cliente

Para uno o dos trabajos al día puede funcionar. Cuando escalas, necesitas una solución digital.

La solución digital: partes de trabajo en Obrium

Obrium permite crear partes de trabajo directamente desde el móvil, con el cliente delante. No hace falta imprimir nada. El cliente firma en la pantalla, el PDF se genera solo y llega a su correo electrónico al instante. Tú tienes el historial completo de cada cliente en la nube, accesible desde cualquier lugar.

Y cuando el parte queda cerrado, generas la factura en un clic. Todos los datos pasan automáticamente. Cero trabajo doble, cero errores de transcripción.