¿Qué es VeriFactu?
VeriFactu es el sistema de verificación de facturables que la Agencia Tributaria (AEAT) de España implementará de forma obligatoria para todos los contribuyentes que emiten facturas. En esencia, es un conjunto de requisitos técnicos que deben cumplir los programas de facturación para garantizar que las facturas emitidas no se puedan modificar, eliminar ni manipular.
El nombre proviene de "Verificación de Facturas". Cada factura que emitas deberá tener un código QR único que permite verificar su autenticidad, una firma digital que garantiza que el documento no ha sido alterado, y un registro inalterable en la nube. Además, en la modalidad activa de VeriFactu, el sistema envía cada factura a la AEAT en tiempo real.
El objetivo principal es combatir el fraude fiscal: eliminar la posibilidad de tener "contabilidad B", emitir facturas falsas o modificar facturas ya emitidas sin dejar rastro.
¿A quién afecta VeriFactu?
Si eres autónomo o empresa que emites facturas en España y tributas por IRPF (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas) o por el Impuesto de Sociedades (IS), VeriFactu te afecta directamente. Esto incluye:
- Autónomos en cualquier régimen (estimación directa, módulos)
- Fontaneros, electricistas, climatizadores e instaladores en general
- Pequeñas y medianas empresas con facturación propia
- Profesionales liberales que emiten facturas
- Empresas de reformas, mantenimiento y servicios técnicos
Existen algunas excepciones específicas (como empresas bajo el Sistema Inmediato de Información, SII, que ya envían datos a Hacienda en tiempo real, o determinados regímenes especiales de IVA). Consulta siempre a tu asesor para confirmar tu caso concreto.
Plazos oficiales: ¿cuándo entra en vigor?
Según la regulación vigente, los plazos previstos son:
- Grandes empresas y grupos fiscales: 1 de enero de 2026
- Autónomos, pymes y microempresas: 1 de julio de 2027
Si eres instalador autónomo, tienes hasta el 1 de julio de 2027 para adaptar tu software de facturación. Aun así, no esperes hasta el último momento: cambiar de software, aprender a usarlo y migrar los datos del anterior lleva tiempo.
"La mejor manera de prepararse para un cambio normativo es hacerlo con tiempo. Si esperas al último mes, los problemas técnicos pueden dejarte sin poder facturar."
Las sanciones por no cumplir con VeriFactu
No cumplir con VeriFactu puede conllevar sanciones significativas. La normativa prevé multas de hasta 50.000€ por ejercicio fiscal en los casos más graves. Las infracciones se clasifican en:
- Infracción leve: por errores formales sin impacto fiscal significativo
- Infracción grave: por uso de software no homologado o registros que no cumplen los requisitos técnicos
- Infracción muy grave: por manipulación u ocultación de datos de facturación
El objetivo no es perseguir al autónomo que comete un error puntual, sino eliminar las prácticas de fraude sistemático. Aun así, es importante cumplir para evitar riesgos innecesarios.
¿Qué debe tener el software para ser compatible con VeriFactu?
Un software de facturación compatible con VeriFactu debe cumplir, como mínimo, estos requisitos técnicos:
- Generación de código QR único por cada factura, que permita la verificación a través de los sistemas de la AEAT
- Firma digital de cada registro de facturación en el momento de emisión
- Registro inalterable: no se puede modificar ni eliminar ninguna factura sin dejar rastro; las cancelaciones se hacen con facturas rectificativas
- Numeración correlativa y sin saltos en la serie de facturación
- Opcionalmente: envío en tiempo real a la AEAT (modalidad VeriFactu activa)
Importante: que un software anuncie ser "compatible con VeriFactu" no es garantía suficiente. Asegúrate de que el proveedor pueda demostrar el cumplimiento con documentación técnica. En caso de duda, consulta a tu asesor fiscal.
¿Qué pasa con Excel y Word?
Muchos instaladores autónomos siguen haciendo las facturas con Excel, Word o incluso escritas a mano. A partir de la entrada en vigor de VeriFactu, estos métodos ya no serán válidos para emitir facturas.
Excel y Word no pueden generar códigos QR únicos vinculados a la AEAT, no pueden firmar digitalmente los documentos ni mantener un registro inalterable. Seguir usándolos cuando la normativa sea obligatoria podría conllevar sanciones.
Si ahora emites facturas con herramientas básicas, este es el momento de planificar la transición a un software homologado.
Cómo prepararte: pasos prácticos
No tienes que hacer nada urgente hoy, pero sí vale la pena ir avanzando:
- Revisa qué software usas ahora y pregunta al proveedor si cumplirá con VeriFactu
- Pide documentación técnica sobre la compatibilidad, no te quedes solo con la palabra
- Consulta a tu asesor fiscal para confirmar que tu situación específica requiere VeriFactu y desde qué fecha
- Planifica la transición con tiempo: aprender un software nuevo, migrar clientes y configurarlo bien requiere unas semanas
- Elige software pensado para tu oficio, no un programa genérico de contabilidad que no entiende tu trabajo